إدارة شؤون المُورِّدين!
تعرف في هذه التدوينة عن إدارة الموردين الموردين، ما هي أهدافه وفي ماذا يساعد؟
الموردين جزء أساسي لا يتجزأ من العملية التشغيلية لأي مشروع. وضبط قوائم الموردين الذين يعتمد عليهم العمل وإدارة كل مايتعلق بهم ضروري ومهم.
بعد تطور وازدياد تعقيد عمل كل شركة أصبحت كل منظمة تحتاج لنظام إدارة الموردين، فما هو نظام إدارة الموردين و ماهي أهدافه وفي ماذا يساعد؟
هذا المقال سيساعدك على فهم موضوع إدارة الموردين أكثر!
نظام إدارة المورّدين:
نظام إدارة علاقات الموردين (SRM) يعبر عن منهجية تتبعها الشركة في تقييم مساهمة الموردين في نجاح الشركة ومدى تأثيرهم سواء السلبي أو الايجابي وتحديد التكتيكات المختلفة لتحسين أدائهم، ومتابعة التنفيذ والتطوير.
تقدم هذه الأنظمة على حدة أو تقدم كميزة إضافية مع برامج إدارة المشاريع مثل بريكسل.
أهمية الموردين؟
يلعب التوريد وسلاسل الإمداد لأي مشروع دوراً هاماً في نجاحهم. وكلما كانت سلسلة الإمداد وشبكة الموردين أقل مشاكلاً وأكثر اتساقاً كلما ساعد على الاستقرار التشغيلي للمشروع والنجاح.
المورد الجيد يساعد المشروع في عديد من النقاط، منها على سبيل المثال:
- توفير المواد التي تحتاجها لمنتجاتك وخدماتك
- تحديد تكلفة المنتج، وبالتالي يؤثر في هامش الربح
- الحفاظ على جودة مستدامة لمنتجاتك وخدماتك
أما عن فوائد أنظمة إدارة الموردين فمن أهمها مايلي:
- تقليل المخاطر: يمكن لنظام إدارة معلومات الموردين المحدث أن يقلل من فرص الاحتيال، مثل الاحتيال في الفواتير، أو بين الموظفين والموردين، مع ميزة إضافية تتمثل في القضاء على مشاكل التوريد بطريقة تقلل من المخاطر المتعلقة بالمبيعات.
- انخفاض التكاليف: تمتاز برامج إدارة الموردين بإمكانية توفير التكاليف على المدى الطويل مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة مع تقدم العلاقة وتحسن التواصل، يكتسب الموردون فهمًا أفضل للشركات التي يعملون معها. وهذا يعني انخفاض التأخير في سلسلة التوريد وتحسين التدفق التشغيلي.
- كسب الحد الأدنى في حال تقلب الأسعار: في نظم إدارة الموردين ، يمكن للشركات الاستفادة من الأسعار الثابتة أو المخفضة أو الخصومات الموسعة في مقابل التعاقد لمدة أطول وتثبيت الموردين.
- توحيد سلسلة التوريد: تسمح سلسلة التوريد الموحدة للمشترين بتقليل عدد الموردين الذين يشترون منهم، وتبسط عملية الشراء وتجعل الميزانية أكثر وضوحًا.
لماذا تحتاج نظام إدارة موردين؟
- استمرارية وثبات تشغيلي
- تنظيم العلاقات مع الموردين
- كشف الاحتيال ورفع الرقابة
- تقليل التكاليف وزيادة هامش الربح
- مخاطر أقل وسلاسل إمداد متدفقة ومتيسرة أكثر
التحديات التي تواجه نظام إدارة الموردين:
- ضعف التواصل وانعدام الشفافية: إذا لم يفهم المورد الأهداف الإستراتيجية للشركة، فقد لا يستطيع المورد تقديم خدماته كما يريد. وفي المقابل، عدم القدرة على الحفاظ على علاقة واضحة وشفافة بين المورد والشركة يمكن أن يعيق بشكل كبير نجاح الشركة.
- مورد يعمل فوق طاقته: نظرًا لأن الموردين يعملون مع شركات كثيرة في وقت واحد ، فقد تكون هناك مشكلات تتعلق بعدم توفر منتجات معينة أو تأخير في تقديم الخدمة المتفق عليها، مما يؤدي إلى إضعاف العلاقة نتيجة لذلك.
- رعاية مستمرة: من المهم أنه حتى في أوقات النجاح، تحتفظ الشركة بعلاقة مع المورد. وذلك بتأكيد وجودهم في كل حدث ومحفل وافتخر بهم كشركاء نجاح، و ابقهم على اطلاع بأي خطط والتغيرات المستقبلية في شركتك بالإضافة إلى الاعتراف بالنجاحات السابقة التي ساهموا فيها.
- تضارب العقود: يمكن أن يؤدي العقد غير العادل أو غير المتناسب مع احتياجات كِلا الطرفين إلى المشكلات. من الضروري الوصول إلى الانسجام بين كل من المورد والشركة. لذلك لاتوقع على عقد تشعر أنه مجحف لحقك أو حق المورد.
من أهم الخطوات التي يمر بها كل مُورد خلال مراحل المشروع هي كالتالي:
- التأهيل:
وتعتبر أول خطوة لاعتماد المورد، وهي معرفة ما إذا كان المورد قادر على توريد المنتجات والاحتياجات وتحديد مدى استعداده أهليته لتلبية احتياجاتك.
- التصنيف:
بعد اختيار الموردين المؤهلين، يتعين عليك تصنيفهم حسب المعايير المناسبة. تتعدد التصنيفات بتعدد المنتجات والخدمات ورغبات الشركة. فمثلا يمكن تصنيفهم حسب الموقع الجغرافي، الأولوية (مورد أساسي، مورد احتياطي، مستوى الاعتماد (مورد معتمد، مورد غير معتمد ).
- التعاون:
تعاون الموردين يمهد الطريق لتطوير المتبادل بينك وبين المورد .من خلال تطوير سبل تعاونكم وابتكار المنتجات / الخدمات.
في دراسة أجرتها McKinsey أظهرت أن الشركات التي تتعاون بشكل أكبر مع الموردين تنمو بمعدل أسرع مرتين من منافسيها الذين لا يهتمون بالتعاون مع الموردين. لذلك من الضروري لنجاح عملك تطوير سبل جديدة وطرق للتعاون مع الموردين الذين اعتمدتهم والاستفادة من خبراتهم.
- التقييم:
تقييم المورد من أهم الخطوات التي يجب عملها بشكل دوري. حتى يتنسى للشركة تطوير علاقة التوريد والبحث عن موردين جدد في حال تغير أداء المورد أو لم يعد قادراً على تلبية احتياجات الشركة. أيضاً لأغراض التخطيط المهمة التي تساعد على اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب فيما يخص الموردين.
كيف يخدمك نظام بريكسل في إدارة الموردين؟
يتميز نظام بريكسل بانه يتيح لك خاصية تمكنك من توفير مستخدم خاص بالمورد مما يتيح له الدخول على لوحة التحكم الخاصة به للإطلاع على كميات وأداء المنتجات الموردة لك.
كما يمكنك في نظام بريكسل من إدارة الموردين وحفظ معلوماتهم للتواصل والاطلاع على أسعارهم و كل العمليات المتعلقة بهم و بإدراتهم من خلال منصة واحدة.