ستة نقاط مهمة قبل التوسع في الفروع

كل مشروع ناجح يأتي اليوم الذي يحتاج فيه إلى التوسع وفتح فروع جديدة.

وبزيادة الفروع تزيد المهام وتتعقد وتصعب على صاحب المشروع أو الشركة متابعة كل صغيرة وكبيرة في العمل. 

ولأن مهمة إدارة فروع كثيرة ليست مهمة سهلة فهي تحتاج الاهتمام والبحث عن حلول الإدارة المختلفة التي تسهل منها وتجعل صاحب العمل والعاملين فيه في كل فرع في توجه واحد نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية للعمل.

في هذا المقال سنذكر ستة نقاط تساعدك على إدارة فروعك بكل اقتدار. 

وحد النظام الإداري وقواعد العمل 

في حال كان مهماً بالنسبة لك تماشي كل فروعك مع نظام العمل المحدد وطريقة الإدارة فلابد من تعميم نظام إدارة ونموذج عمل موحد وتدريب الموظفين والمدراء عليه بشكل جيد. كلما تدربوا بشكل جيد كلما كان عملك أكثر اتسااً و نموذجك للعمل أثبت جدراته.

لايعني اعتماد نظام واحد أنه لايمكنك التعديل والتطوير، بل على العكس يساعدك توظيفه بشكل أكبر إلى اكتشاف الأخطاء والعيوب التي يمكنك بحث حلولها مع المعنيين بالنظام مثل المدراء والموظفين.

من المهم إعداد كتيب أو دليل ارشادي لهذا النظام بحيث يطلع عليه الموظف الجديد ويكون مرجعاً مهماً للموظفين الآخرين. أيضا تضمين هذا الدليل في خطط التدريب. 

انسيابية وسائل التواصل

في دراسة أجرتها Manager Complete أظهرت أن 70٪ من المشاريع الصغيرة والمتوسطة ضعف التواصل هو المشكلة الأولى بالنسبة لهم. لذلك من الضروري أن تأخذ إدارة الاتصال والتواصل جهد ووقت منك في إعدادها واختبار مدى فعاليتها.

ربما لايخلو أي عمل من طريقة تواصل لكن ليست كل طرق التواصل فعالة، حدد قناة تواصل داخلية بينك وبين الفرق وبين الفرق فيما بينها بحيث يسهل التواصل. أيضا حاول أن تكون متوجداً في الوقت المناسب حتى تسهل على الموظفين والمدراء عملهم. ربما لن تستطيع التواجد دائما لكن كن متاحاً على الأقل ولو بشكل افتراضي. 

لا تغرق نفسك في تفاصيل العمل (فوّض دائماً )

المدير الجيد هو الذي يجعل كل موظف يقوم بعمله. وبما أن؛ المسؤول الأول عن العمل بالتأكيد ستشعر برغبة لاتُغلب في أن يكون كل شيء بإشرافك و تحت مراقبتك.

بسبب القلق الشديد من تعثر العمل أو تقديم خدمات ومنتجات بجودة أقل من المعتاد، وغيرها من التخوفات التي لا يمكن أن تقودك في مهمة الإشراف على العمل. من المهم إعطاء موظفيك والمدراء الثقة والصلاحية الكاملة لآداء أعمالهم.

لن تستطيع ملاحقة كل التفاصيل والاطلاع عليها لذلك من الأفضل أن تتأكد من تدريبهم، إرشادهم وتوفير البيئة الاتصالية الجيدة في حال حدوث أي مشاكل. ركز على الأهم وعلى الإدارة والتطوير، واطلع على الصورة الكبيرة، النتائج المحققة، الإنجازات، النواقص والمشاكل وودع تفاصيل العمل للمسؤول عنها. 

وظّف مدراء جيدين

المدير الجيد هو استثمار لمشروعك.

والمدير الجيد قد يكون موظف تمرس في العمل معك على المشروع وعرف تفاصيل العمل كاملة، أو شخص خبير في القطاع وحصل على خبرة كافية تؤهله لهذا الشاغر. أو هو شخص تثق في قدرته وخبرته في الإدارة.

المدير الجيد له صفات منها: الإتقان، الخبرة، القدرة الإدارية. في اختيارك لمدير الفرع احرص على اختيار من يستطيع توفير بيئة داعمة ومشجعة لفريقه وتساعد على الإنجاز.

بالنسبة لتكلفة المدير الجيد فإن الآداء الجيد سيعوض عنها وسيكون أفضل استثمار لمشروعك هو تعيين مدير فرع كفؤ. 

جدول وقت لزيارة الفروع 

زيارتك للفروع واطلاعك الشخصي على سير العمل وآراء العملاء مهم جدا وضروري لاكتشاف أي خلل أو مشكلة و للتنبؤ بها. لا أحد يعرف العمل وتفاصيله مثلك ولا أحد أحرص منك عليه.

لذلك من المهم ترتيب زيارات ميدانية بين الوقت والآخر وعدم الاكتفاء بالتواصل الالكتروني مع المدراء والفرق. جدول زياراتك حسب الأماكن التي تقع فيها فروعك وحسب إمكاناتك.

لو كانت كل الفروع في مدينة واحد تستطيع تخصيص يوم في الأسبوع أو يومين في الشهر للزيارة وتفقد العمل والتأكد من أن العمل يسير بأفضل ما يمكن. 

استخدم نظام لإدارة الفروع

من غير المقبول انتظارك لتقرير من موظف أو مدير حتى تستطيع متابعة الإنتاجية والأداء بينما تتوفر اليوم العديد من الأنظمة التي تساعدك في هذا الأمر وتوفر لك البيانات بشكل لحظي عن الأداء في كل فرع من فروعك.

الأنظمة الإدراية السحابية مثل بريكسل تقدم لك ميزة متابعة العمل في فروعك من أي مكان ولا تربطك بأي إجراء تحتاج أن يقوم بعمله أحد الموظفين ولذلك تساعدك على التنبؤ وتحسن من جودة القرارات المتخذة. 

اجمع  واجتمع بالفريق 

لتعزيز روح الولاء والتعاون بينك وبين فريقك من الأهمية بمكان جمع الفريق  والتواصل والتأكد من أي مشاكل قد تواجهه والاستماع المباشر منهم عن أي عوائق في العمل.

أيضا تقديم برامج اهتمام ورعاية للموظفين والتحدث معهم بشكل شخصي يربطهم بالعمل و بالهدف الذي يسعى له بشكل عميق وبالتالي يعزز من أدائهم و يرفع إنتاجيتهم. 

كيف يخدمك بريكسل في إدارة الفروع؟

مع  بريكسل بإمكانك إدارة جميع عمليات فروعك والاطلاع على المبيعات، التقارير والمخازن الخاصة بكل فرع؛ راقب أداء مخازنك وعمليات فروعك وأكثر في الوقت الحقيقي من خلال نظام سحابي متكامل!