تقارير العمل: عمل مجهد وأثر مهم
كيف تقيس نجاح مشروعك أو فشله بدون الاستناد على تقارير؟ تقارير مبيعات، تقارير مشتريات، تقارير المخزون، تقارير الأداء وغيرها.
أصبحت اليوم تقارير العمل تلعب دورا مهماً وضرورياً في أي عمل تجاري. ولا يمكن لأي مشروع أو شركة الاستغناء عنها وعن دورها في تطوير العمل واتخاذ القرارات المهمة في دورة حياة أي مشروع.
في هذه التدوينة سنتناول أهمية تقارير العمل التي يحتاجها أصحاب الشركات والمؤسسات في قطاع التجزئة.
هل كل الشركات تحتاج نفس التقارير؟
هذا سؤال محوري ومهم، والجواب عليه يعتمد على نوع الشركة.
بعض التقارير تحتاجها كل الشركات مثل التقارير المالية وتقارير الآداء، تقارير جرد المخزون وغيرها.
لكن هناك تقارير قد يحتاجها الشركات العاملة في مجال معين ولاتحتاجها الشركات الأخرى وهذه التقارير غالباً ماتكون تقارير متخصصة بالعمل نفسه مثل التقارير المصنعية في حال كانت الشركة صناعية وغيرها.
ما هي أهمية التقارير؟
تعتبر التقارير اليوم هو وقود يدفع بالشركة أو المشروع للأمام. وبدونها يكون بلا دليل ولا وجهة.
لكن نستطيع تلخيص أهميتها من خلال النقاط التالية:
- 1. عرض المعلومات والحقائق عن أداء الشركة بشكل عام
تتلخص أهمية التقارير الأكبر والأهم في أنها تعكس معلومات وحقائق عن الشركة وعن آدائها وعن جوانبها المختلفة وبالتالي تساعد في المتابعة والتصحيح وإدارة العمل بشكل عام.
- 2. تقييم الأداء
تقييم الآداء أحد أهم وأبرز فوائد التقارير.
كيف ستعرف أداء شركتك أو موظفك بدون تقارير الأداء المبنية بشكل صحيح بناء على مؤشرات أداء مدروسة؟
كيف ستعرف مدى إتقان العمل وجودته في حال لم يكن لديك تقارير تُقيّم أدائك بشكل سنوي نصف سنوي وحتى ربع سنوي؟
تقارير الأداء هي التي يعود لها الفضل في تطوير ومراقبة أداء شركتك.
- 3. تحديد المشاكل
أحياناً، لاتظهر المشاكل جلية وتحتاج نوع من التدقيق والمراقبة حتى تظهر.
مايبدو نقص، عجز، أو ضعف قد تكون المشكلة خلفه غير واضحة. لكن التقارير دائما تكون هي الكاشفة عن مكامن الخلل.
في أحيانٍ أُخر، تكون المشكلة غير واضحة ومستترة ويأتي تقرير ما يكشفها ويظهرها بحيث يمكن حلها وتداركها قبل أن تكبر ويكون أثرها أعمق.
- 4. رقابة وإدارة مناسبة
الرقابة لا تأتي بدون الحصول على المعلومات الدقيقة التي يحتاجها كل صاحب قرار.
تساعدك التقارير على ضبط آلية العمل بشكل احترافي وتوفير مصدر مهم للرقابة على الموارد والأداء والعمل بشكل عام.
بدون التقارير الدورية ستكون الرقابة والضبط أمر صعب جداً.
- 5. اتخاذ القرارات
قرارك برفع الأسعار، أو بخفضها، بالاستثمار في جانب محدد، بالتوظيف، بمنتجات جديدة، كلها قرارات يجب أن تبنى على أساس معلومات دقيقة.
وهذه المعلومات من الضروري تضمينها في سياقها من خلال تقارير مفصلة تعكس أرقام حقيقية، وتأثيرات تلك الأرقام على الجوانب المختلفة من الموضوع.
- 6. مكان سريع ومحدد للمعلومات
توفر التقارير الدورية إذا كانت منتظمة مرجع مناسب للمعلومات ومصدر يستفيد منه المدراء، الملاك، الموظفين، الجهات الخارجية وغيرهم.
توفر التقارير الجهد الضائع في البحث عن كل معلومة بشكل تفصيلي وتكون مكان مهم للأرشفة ولأغراض تحليل المعلومات.
- 7. التحقيق
في حال حدوث خرق، خطأ، انتحال، احتيال وغيرها من المشاكل التي تمس الشركة تمثل تقارير الأداة المناسبة للكشف عن هذه الممارسات.
مقارنة الأرقام والتدقيق في الفوارق بين الفترات الزمنية والأصول وغيرها كفيل بكشف التلاعبات والاحتيالات خصوصاً في حالة كانت كتابة هذه التقارير تتم بطريقة احترافية ومناسبة.
كيف يخدمك بريكسل في مجال التقارير؟
تقدم لك بريكسل عدة تقارير متنوعة والتي تشمل مايقارب 15 تقريراً منها:
– التقرير العام
– تقرير التكلفة العامة
– تقرير المنتجات منتهية الصلاحية
– تقرير المنتجات التي قاربت على الانتهاء
-تقرير المنتجات الأعلى مبيعاً
-تقرير الورديات
– تقرير الطلبات
– تقرير العملاء
– تقرير التجزئة
– تقرير البيع
– تقرير المنتجات المباعة
– تقرير المنتجات المباعة يومياً
– تقرير الطلبات قيد التنفيذ
– تقرير الضرائب
– تقرير الكميات
– تقرير ضرائب المشتريات
– تقرير ضرائب المبيعات
خصائص تقارير نظام بريكسل
- دقيقة
- سريعة
- توفر الوقت والجهد
- دورية حسب التحديث الأخير
- متاحة للرجوع لها في أي وقت
- مخزنة سحابياً ولها نسخ احتياطية